POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA

DANYCH OSOBOWYCH W STUDIO MARCELA MARCELINA RAWKA 

1. CEL POLITYKI .................................................................................................... 

1.1. Cel przetwarzania Twoich danych osobowych .........................................................

1.2. Jak długo przechowujemy Twoje dane? .................................................................

1.3. Komu przekazujemy Twoje dane osobowe? ...........................................................

1.4. Czy Twoje dane osobowe są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

1.5. Czy musisz nam podawać swoje dane osobowe? ....................................................

2. ŹRÓDŁA WYMAGAŃ ........................................................................................... 

3. DOKUMENTY POWIĄZANE ................................................................................. 

4. ZAKRES STOSOWANIA ...................................................................................... 

5. BEZPIECZEŃSTWO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ............................ 

6. POZIOM BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ............... 

7. DEFINICJE ......................................................................................................... 

8. ODPOWIEDZIALNOŚĆ........................................................................................ 

8.1. Kierownictwo ................................................................................................ 

8.2. Administrator Bezpieczeństwa Informacji ..........................................................

8.3. Osoby upoważnione do przetwarzania danych ................................................... 

9. ZARZĄDZANIE OCHRONĄ DANYCH OSOBOWYCH ............................................... 

9.1. Podstawowe zasady ....................................................................................... 

9.2. Procedury postępowania z danymi osobowymi................................................... 

9.3. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych ........................................... 

9.4. Ewidencja osób upoważnionych ....................................................................... 

9.5. Zachowanie danych osobowych w tajemnicy ..................................................... 

9.6. Znajomości regulacji wewnętrznych ................................................................. 

9.7. Zgodność ................................................................................................... 

10. ZARZĄDZANIE USŁUGAMI ZEWNĘTRZNYMI ..................................................... 

10.1. Bezpieczeństwo usług zewnętrznych ........................................................... 

10.2. Powierzanie przetwarzania danych osobowych .............................................

10.3. Udostępnianie danych osobowych .............................................................. 

10.4. Monitorowanie i przegląd usług strony trzeciej .............................................

11. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE OBSZARÓW PRZETWARZANIA ........................... 

11.1. Obszar przetwarzania ............................................................................... 

11.2. Bezpieczeństwo środowiskowe ................................................................... 

11.3. Bezpieczeństwo urządzeń .......................................................................... 

11.4. Fizyczna kontrola dostępu ......................................................................... 

12. OCENA RYZYKA I PRZEGLĄDY ......................................................................... 

12.1. Ocena ryzyka ........................................................................................... 

12.2. Przeglądy bezpieczeństwa ......................................................................... 

13. ZARZĄDZANIE INCYDENTAMI ......................................................................... 

Strona 3 z 24

13.1. Monitorowanie incydentów ........................................................................

13.2. Zgłaszanie incydentów ..............................................................................

14. ZBIORY DANYCH OSOBOWYCH ........................................................................ 

14.1. Wykaz zbiorów danych osobowych .............................................................

14.2. Opis struktury zbiorów danych osobowych................................................... 

14.3. Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami .................... 

14.4. Określenie środków technicznych i organizacyjnych ......................................

15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE ........................................................................... 

Załącznik nr 1 ........................................................................................................ 

Załącznik nr 2 ........................................................................................................ 

Załącznik nr 3 ........................................................................................................

Załącznik nr 4 ........................................................................................................ 

Załącznik nr 5 ........................................................................................................ 

Strona 4 z 24

1. CEL POLITYKI

Niniejszy dokument określa zasady bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych jakie powinny być przestrzegane i stosowane w Studio Marcela Marcelina Rawka przez pracowników i współpracowników, którzy przetwarzają dane osobowe.

Stosowanie zasad określonych w niniejszym dokumencie ma na celu zapewnienie prawidłowej ochrony danych osobowych przetwarzanych przez Studio Marcela Marcelina Rawka rozumianej jako ochronę danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zmianą lub zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

1.1. Cel przetwarzania Twoich danych osobowych

Twoje dane osobowe są przetwarzane, ponieważ jest to niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. 

Ewentualnie Twoje dane mogą być także przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy sprzedaży (na odległość), której przedmiotem są towary dostępne w naszym sklepie internetowym. W przypadku zawarcia umowy sprzedaży przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania Twoich danych osobowych w celach rachunkowych i podatkowych.

Twoje dane są również przetwarzane w takich celach jak:

  • rozpatrzenie reklamacji, które mogą zostać przez Ciebie złożone w związku z zakupem naszego towaru,
  • ewentualne dochodzenie lub obrona przed roszczeniami powstałymi na skutek zawarcia powyższych umów,
  • prowadzenie działań marketingowych produktów i usług,
  • kontaktowanie się z Tobą, w celach marketingowych poprzez dostępne kanały komunikacji (w szczególności i za Twoją zgodą - telefon i e-mail).

1.2. Jak długo przechowujemy Twoje dane?

Twoje dane osobowe przechowujemy przez czas obowiązywania umowy zawartej z Tobą maksymalnie przez okres 10 lat od dnia zakończenia wykonywania umowy, a także po jej zakończeniu w celach:

  • dochodzenia ewentualnych roszczeń z związku z wykonywaniem umowy sprzedaży,
  • wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa (w szczególności podatkowych i rachunkowych).

Twoje dane osobowe przechowujemy w celu marketingu bezpośredniego do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.

1.3. Komu przekazujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas przy zawieraniu i wykonywaniu umów, o których mowa powyżej oraz przy dochodzeniu lub obronie przed roszczeniami, podczas wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, a także wspierających nas przy świadczeniu usług marketingowych, w szczególności: podmiotom świadczącym usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną, podatkową, rachunkową, agencjom badawczym działającym na nasze zlecenie, Poczcie Polskiej, firmom kurierskim, dostawcom usług IT oraz agencjom marketingowym.

1.4. Czy Twoje dane osobowe są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Twoje dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

1.5. Czy musisz nam podawać swoje dane osobowe?

Podanie danych osobowych w celach zawarcia oraz wykonania umowy sprzedaży było i jest dobrowolne jednak brak ich podania skutkuje brakiem możliwości zawarcia/realizacji umowy.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa możemy od Ciebie wymagać podania danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych.

Podanie przez Ciebie danych osobowych w celach marketingowych (w tym statystycznych i analitycznych) było i jest dobrowolne. Jednak brak ich podania skutkuje brakiem możliwości otrzymania przez Ciebie naszej oferty marketingowej.

2. ŹRÓDŁA WYMAGAŃ

Polityka bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Marcela Studio Marcelina Rawka, zwana dalej Polityką została wydana w związku z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) oraz zgodnie z:

Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)

Wytycznymi w zakresie opracowania i wdrożenia polityki bezpieczeństwa - Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych

3. DOKUMENTY POWIĄZANE

Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Studio Marcela Marcelina Rawka.

4. ZAKRES STOSOWANIA

Politykę stosuje się do danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym, danych osobowych zapisanych na zewnętrznych nośnikach informacji oraz informacji dotyczących bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, w szczególności dotyczących wdrożonych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych.

W zakresie podmiotowym, Polityka obowiązuje wszystkich pracowników Studio Marcela Marcelina Rawka oraz inne osoby mające dostęp do danych osobowych, w tym stażystów, osoby zatrudnione na umowę zlecenia lub umowę o dzieło. POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W  Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 5 z 24

5. BEZPIECZEŃSTWO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Przez bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych rozumie się zapewnienie:

poufności — właściwości zapewniającej, że dane nie są udostępniane nieupoważnionym podmiotom;

integralności — właściwości zapewniającej, że dane osobowe nie zostały zmienione lub zniszczone w sposób nieautoryzowany;

rozliczalności — właściwości zapewniającej, że działania podmiotu mogą być przypisane w sposób jednoznaczny tylko temu podmiotowi.

6. POZIOM BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Przy przetwarzaniu danych osobowych należy stosować wysoki poziom bezpieczeństwa w rozumieniu § 6 ust. 4 Rozporządzenia, ponieważ urządzenia systemu służącego do przetwarzania danych osobowych połączone są z siecią publiczną.

7. DEFINICJE

7.1.1. Administrator danych –Studio Marcela Marcelina Rawka , podmiot, który decyduje o środkach i celach przetwarzania danych osobowych, zwany dalej Studio Marcela Marcelina Rawka.

7.1.2. Administrator Bezpieczeństwa Informacji – osoba wyznaczona przez Kierownictwo, odpowiedzialna za nadzorowanie stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności za przeciwdziałanie dostępowi osób trzecich do systemu, w którym przetwarzane są dane osobowe oraz za podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie ochrony danych osobowych.

7.1.3. Dane osobowe - wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

7.1.4. Kierownictwo – Zarząd, organ zarządzający i reprezentujący Administratora Danych.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 6 z 24

7.1.5. Osoba upoważniona – osoba posiadająca formalne upoważnienie wydane przez Administratora danych lub przez osobę wyznaczoną, uprawniona do przetwarzania danych osobowych.

7.1.6. Przetwarzanie danych osobowych - jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.

7.1.7. Rozporządzenie - Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).

7.1.8. Ustawa – Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

7.1.9. Zbiór danych osobowych – każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony czy podzielony funkcjonalnie.

7.1.10. Zbiór nieinformatyczny - każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie, prowadzony poza systemem informatycznym, w szczególności w formie kartoteki, skorowidza, księgi, wykazu lub innego zbioru ewidencyjnego.

8. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

8.1. Kierownictwo

Do obowiązków Kierownictwa należy zrozumienie oraz zapewnienie świadomości bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, jego problematyki oraz wymagań. Do obowiązków należy również:

podejmowanie odpowiednich i niezbędnych korków majach na celu zapewnienie prawidłowej ochrony danych osobowych;

podział zadań i obowiązków związanych z organizacją ochrony danych osobowych, w szczególności wyznaczenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

wprowadzenie do stosowania procedur zapewniających prawidłowe przetwarzanie danych osobowych;

egzekwowanie rozwoju środków bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych;

poddawanie przeglądom skuteczność polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych;

zapewnienie podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych od chwili zebrania danych osobowych do chwili ich usunięcia;

zapewnienie aktualności, adekwatności oraz merytorycznej poprawności danych osobowych przetwarzanych w określonym przez nich celu;

zapewnienie niezbędnych środków potrzebnych dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 7 z 24

8.2. Administrator Bezpieczeństwa Informacji

Do obowiązków Administratora Bezpieczeństwa Informacji, należy nadzorowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych zarówno w systemach informatycznych, jak również w zbiorach danych osobowych prowadzonych w formie papierowej i elektronicznej. Do obowiązków należy również:

określenie wymagań bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych;

nadzór nad wdrożeniem stosownych środków organizacyjnych, technicznych i fizycznych w celu ochrony przetwarzanych danych osobowych;

prowadzenie dokumentacji opisującej zastosowaną politykę bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych (niniejsza Polityka oraz wynikające z niej instrukcje i procedury);

analizę sytuacji, okoliczności i przyczyn, które doprowadziły do naruszenia ochrony danych osobowych i przygotowanie oraz przedstawienie Zarządowi zaleceń i rekomendacji dotyczących eliminacji ryzyk ich ponownego wystąpienia.

8.3. Osoby upoważnione do przetwarzania danych

Do obowiązków osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych należy znajomość, zrozumienie i stosowanie w możliwie największym zakresie wszelkich dostępnych środków ochrony danych osobowych oraz uniemożliwienie osobom nieuprawnionym dostępu do swojej stacji roboczej. Do obowiązków należy również:

przetwarzanie danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przyjętymi regulacjami;

postępowania zgodnie z ustalonymi regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi przetwarzania danych osobowych;

zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz informacji o sposobach ich zabezpieczenia;

ochrony danych osobowych oraz środków przetwarzających dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, modyfikacją, zniszczeniem lub zniekształceniem;

informowania o wszelkich podejrzeniach naruszenia lub zauważonych naruszeniach oraz słabościach systemu przetwarzającego dane osobowe do przełożonego, który ma obowiązek poinformować Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 8 z 24

9. ZARZĄDZANIE OCHRONĄ DANYCH OSOBOWYCH

9.1. Podstawowe zasady

9.1.1. Za bieżącą, operacyjną ochronę danych osobowych odpowiada każda osoba przetwarzająca te dane w zakresie zgodnym z obowiązkami służbowymi oraz rolą sprawowaną w procesie przetwarzania danych.

9.1.2. Każda z osób mająca styczność z danymi osobowymi jest zobowiązana do ochrony danych osobowych oraz przetwarzania ich w granicach udzielonego jej upoważnienia.

9.1.3. Należy zapewnić poufność, integralność i rozliczalność przetwarzanych danych osobowych.

9.1.4. Należy stosować adekwatny do zmieniających się warunków i technologii poziom bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych.

9.2. Procedury postępowania z danymi osobowymi

9.2.1. Dostęp do danych osobowych powinien być przyznawany zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej.

9.2.2. Dane osobowe powinny być chronione przed nieuprawnionym dostępem i modyfikacją.

9.2.3. Dane osobowe należy przetwarzać wyłącznie za pomocą autoryzowanych urządzeń służbowych.

9.3. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 9 z 24

9.3.1. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane na mocy art. 37 Ustawy.

9.3.2. Upoważnienia są wydawane indywidualnie przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

9.3.3. W celu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych należy dostarczyć do Administratora Bezpieczeństwa Informacji podpisane oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 1 niniejszej Polityki.

9.3.4. Na podstawie otrzymanego oświadczenia Administrator Bezpieczeństwa Informacji upoważnia formalnie wnioskującego do przetwarzania danych osobowych i wydaje upoważnienie sporządzane wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 niniejszej Polityki.

9.3.5. Upoważnienia, o których mowa powyżej przechowywane są w aktach osobowych pracownika i obowiązują do czasu ustania stosunku pracy lub obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

9.4. Ewidencja osób upoważnionych

9.4.1. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych jest prowadzona przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji i zawiera w szczególności:

imię i nazwisko osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych;

zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;

identyfikator, jeśli osoba upoważniona została zarejestrowana w systemie informatycznym, służącym do przetwarzania danych osobowych;

datę nadania i odebrania uprawnień.

9.4.2. Przełożeni osób upoważnionych odpowiadają za natychmiastowe zgłoszenie do Administratora Bezpieczeństwa Informacji osób, które utraciły uprawnienia dostępu do danych osobowych.

9.5. Zachowanie danych osobowych w tajemnicy

9.5.1. Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych są zobowiązane do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia, do których uzyskały dostęp w trakcie zatrudnienia, również po ustaniu zatrudnienia.

9.6. Znajomości regulacji wewnętrznych POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 10 z 24

9.6.1. Osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązane są zapoznać się z regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi ochrony danych osobowych w Studio Marcela Marcelina Rawka , w szczególności Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

9.7. Zgodność

9.7.1. Niniejsza Polityka powinna być aktualizowana wraz ze zmieniającymi się przepisami prawnymi o ochronie danych osobowych oraz zmianami faktycznymi w ramach Studio Marcela Marcelina Rawka, które mogą powodować, że zasady ochrony danych osobowych określone w obowiązujących dokumentach będą nieaktualne lub nieadekwatne.

9.7.2. Okresowy przegląd Polityki powinien mieć na celu stwierdzenie, czy postanowienia Polityki odpowiadają aktualnej i planowanej działalności Studio Marcela Marcelina Rawka oraz stanowi prawnemu aktualnemu w momencie dokonywania przeglądu.

9.7.3. Zmiany niniejszej Polityki wymagają przeglądu innych dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych obowiązujących w Studio Marcela Marcelina Rawka.

10. ZARZĄDZANIE USŁUGAMI ZEWNĘTRZNYMI

10.1. Bezpieczeństwo usług zewnętrznych

10.1.1. Należy zapewnić aby usługi zewnętrzne były prowadzone wyłącznie zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych obowiązującymi w Studio Marcela Marcelina Rawka, wymaganiami umowy oraz wymaganiami prawa.

10.1.2. Wymagania bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, zakres usług oraz poziom ich dostarczania należy określić w umowie świadczenia usług.

10.1.3. Należy zapewnić aby użytkownicy nie będący pracownikami  Studio Marcela Marcelina Rawka stosowali te same zasady bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych co użytkownicy będący pracownikami.

10.2. Powierzanie przetwarzania danych osobowych

10.2.1. Powierzenie przetwarzania danych osobowych może mieć miejsce wyłącznie na podstawie pisemnej umowy określającej w szczególności zakres i cel przetwarzania danych. Umowa musi określać również zakres odpowiedzialności podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 11 z 24

10.2.2. Powierzenie przetwarzania danych osobowych musi uwzględniać wymogi określone w art. 31 i nast. Ustawy. W szczególności podmiot zewnętrzny, któremu ma zostać powierzone przetwarzanie danych osobowych, jest obowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych do podjęcia środków zabezpieczających zbiór danych, o których mowa w art. 36-39a Ustawy.

10.2.3. W umowach stanowiących podstawę powierzenia przetwarzania danych albo eksploatacji systemu informatycznego lub części infrastruktury należy umieścić zobowiązanie podmiotu zewnętrznego do przestrzegania niniejszej Polityki oraz zastosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo i odpowiedni poziom ochrony danych.

10.2.4. Powierzenie przetwarzania danych osobowych nie oznacza zwolnienia z odpowiedzialności Studio Marcela Marcelina Rawka za zgodne z prawem przetwarzanie powierzonych danych, co wymaga w umowach stanowiących podstawę powierzenia przetwarzania danych umieszczenia prawa Studio Marcela Marcelina Rawka do kontroli wykonania przedmiotu umowy w siedzibie podmiotu zewnętrznego m. in. w zakresie przestrzegania Polityki obowiązujących regulacji wewnętrznych, umów i właściwych przepisów prawa.

10.3. Udostępnianie danych osobowych

10.3.1. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa oraz osobom, których dotyczą.

10.3.2. Udostępnianie danych osobowych może nastąpić wyłącznie za zgodą Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

10.3.3. Informacje zawierające dane osobowe powinny być przekazywane uprawnionym podmiotom lub osobom za potwierdzeniem odbioru listem poleconym za pokwitowaniem odbioru lub innym bezpiecznym sposobem, określonym wymogiem prawnym lub umową.

10.3.4. Udostępniając dane osobowe innym podmiotom należy odnotowywać informacje o udostępnieniu bezpośrednio w systemie informatycznym z którego udostępniono dane lub w inny zatwierdzony sposób. Odnotować należy: informacje o odbiorcy danych, dacie i zakresie udostępnionych danych osobowych.

10.3.5. Udostępniając dane osobowe należy zaznaczyć, że można je wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione.

10.4. Monitorowanie i przegląd usług strony trzeciej POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 12 z 24

Monitorowanie usług strony trzeciej powinno być udokumentowane i powinno zawierać informacje o: poziomie wykonania usługi, incydentach bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz ochrony danych osobowych, śladach audytowych, problemach operacyjnych, awariach, błędach i zakłóceniach.

11. BEZPIECZEŃSTWO FIZYCZNE OBSZARÓW PRZETWARZANIA

11.1. Obszar przetwarzania

11.1.1. Dane osobowe mogą być przetwarzane wyłącznie w obszarach przetwarzania danych osobowych, na które składają się pomieszczenia biurowe oraz części pomieszczeń, gdzie Studio Marcela Marcelina Rawka prowadzi działalność. Do takich pomieszczeń, zalicza się w szczególności:

pomieszczenia biurowe, w których zlokalizowane są stacje robocze lub serwery służące do przetwarzania danych osobowych;

pomieszczenia, w których przechowuje się dokumenty źródłowe oraz wydruki z systemu informatycznego zawierające dane osobowe;

pomieszczenia, w których przechowywane są sprawne i uszkodzone urządzenia, elektroniczne nośniki informacji oraz kopie zapasowe zawierające dane osobowe.

11.1.2. Pomieszczenia, w których przetwarzane są dane osobowe, powinny być zamykane podczas nieobecności osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, w sposób ograniczający możliwość dostępu do nich osobom nieupoważnionym.

11.1.3. Osoby upoważnione zobowiązane są do zamykania na klucz wszelkich pomieszczeń lub budynków wchodzących w skład obszarów, w których przetwarzane są dane osobowe w czasie ich chwilowej nieobecności w pomieszczeniu pracy jak i po jej zakończeniu, a klucze nie mogą być pozostawione w zamku drzwi. Nie można wynosić ww. kluczy po zakończeniu pracy poza miejsca przeznaczone do ich przechowywania.

11.1.4. Wydruki i nośniki elektroniczne zawierające dane osobowe należy przechowywać w zamykanych szafach, które znajdują się w obszarach przetwarzania danych osobowych.

11.1.5. Niepotrzebne wydruki lub inne dokumenty należy niszczyć za pomocą niszczarek.

11.1.6. Przebywanie wewnątrz obszarów przetwarzania danych osobowych osób nieuprawnionych jest dopuszczalne tylko w obecności osoby upoważnionej do przetwarzania tych danych.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 13 z 24

11.1.7. Szczegółowy wykaz obszarów przetwarzania danych osobowych znajduje się w załączniku nr 3 niniejszej Polityki.

11.2. Bezpieczeństwo środowiskowe

11.2.1. Lokalizację i umiejscowienie danych osobowych należy starannie dobierać z uwzględnieniem wymaganych aspektów bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych. W szczególności należy rozważyć aspekty dotyczące:

zasilania energią elektryczną;

klimatyzacji oraz wentylacji;

wykrywania oraz ochrony przed pożarem i powodzią;

fizycznej kontroli dostępu.

11.2.2. Pomieszczenia wchodzące w skład obszaru przetwarzania danych osobowych należy wyposażyć w odpowiednie środki ochrony fizycznej i organizacyjnej chroniące przed nieautoryzowanym lub nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniami lub zakłóceniami pracy.

11.2.3. Kopie zapasowe zawierające dane osobowe należy przechowywać w drugiej fizycznej lokalizacji w bezpiecznej odległości od lokalizacji podstawowej.

11.3. Bezpieczeństwo urządzeń

11.3.1. Urządzenia służące do przetwarzania danych osobowych należy przechowywać w bezpieczny i nadzorowany sposób.

11.3.2. Urządzenia mobilne takie jak np. komputery przenośne, urządzenia PDA, telefony komórkowe nie powinny być pozostawiane bez opieki jeżeli nie są zastosowane odpowiednie środki ochrony.

11.4. Fizyczna kontrola dostępu

11.4.1. Należy wdrożyć procedury eksploatacyjne w celu ochrony danych osobowych oraz dokumentacji systemowej przed nieautoryzowanym lub nieuprawnionym ujawnieniem, modyfikacją, usunięciem i zniszczeniem.

11.4.2. Należy wdrożyć politykę czystego biurka i czystego ekranu w celu redukcji ryzyka nieautoryzowanego i nieuprawnionego dostępu lub uszkodzenia danych osobowych.

11.4.3. Klucze dostępowe, karty, hasła itd. służące do uzyskania dostępu do systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych należ

zabezpieczać a sposób ich uzyskiwania należy szczegółowo zdefiniować w procedurach.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 14 z 24

11.4.4. Dostęp do serwerowni lub innych pomieszczeń, w których znajdują się systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych lub zbiory nieinformatyczne należy rejestrować oraz okresowo przeglądać.

11.4.5. Dostęp dla gości do serwerowni lub innych pomieszczeń, w których znajdują się systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych należy nadzorować przez cały czas ich pobytu.

11.4.6. Przyznawanie dostępu gościom należy wykonywać wyłącznie w określonych i autoryzowanych celach.

11.4.7. Kończąc pracę, należy zabezpieczyć stanowisko pracy, w szczególności wszelką dokumentację, wydruki, elektroniczne nośniki informacji i umieścić je w zamykanych szafkach.

11.4.8. Monitory należy ustawić w taki sposób aby uniemożliwiać podgląd wyświetlanych danych osobowych przez osoby nieuprawnione.

11.4.9. W przypadku korzystania z usług zewnętrznych podmiotów oferujących zbieranie i niszczenie papierów, urządzeń lub nośników zwierających dane osobowe, należy wybrać wykonawcę z odpowiednimi zabezpieczeniami i doświadczeniem.

12. OCENA RYZYKA I PRZEGLĄDY

12.1. Ocena ryzyka

12.1.1. Systemy informatyczne i aplikacje powinny być poddawane ocenie ryzyka pod kątem identyfikacji zagrożeń dla bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych co najmniej raz na dwa lata. Ocena ryzyka powinna być również przeprowadzana przy dużych zmianach procesów biznesowych, systemów informatycznych i aplikacji.

12.1.2. Narzędzia informatyczne służące do oceny ryzyka bezpieczeństwa przetwarzania danych powinny być chronione przed nieautoryzowanym lub nieuprawnionym dostępem a ich użycie odpowiednio kontrolowane.

12.2. Przeglądy bezpieczeństwa

12.2.1. Przeglądy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych powinny być przeprowadzane okresowo, co najmniej raz na 2 lata w celu określenia wymaganego poziomu zabezpieczeń pozwalającego na ograniczenie ryzyka do poziomu akceptowalnego.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W  Studio Marcela Marcelina Rawka

12.2.2. Przeglądy zgodności z zasadami bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych urządzeń informatycznych oraz sieci teleinformatycznych należy przeprowadzać okresowo, co najmniej raz na rok.

12.2.3. Narzędzia informatyczne służące do przeprowadzania przeglądów bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych powinny być chronione przed nieautoryzowanym lub nieuprawnionym dostępem a ich użycie odpowiednio kontrolowane.

13. ZARZĄDZANIE INCYDENTAMI

13.1. Monitorowanie incydentów

13.1.1. Incydenty związane z bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych powinny być wykrywane, rejestrowane i monitorowane w celu ich zidentyfikowania i zapobiegania ich wystąpieniu w przyszłości.

13.1.2. Zdarzenia systemowe powinny być przechowywane jako materiał dowodowy zaistniałych incydentów związanych z bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych.

13.1.3. Użytkownicy systemów powinni znać i przestrzegać zasad zgłaszania incydentów związanych z bezpieczeństwem przetwarzania danych osobowych.

13.2. Zgłaszanie incydentów

13.2.1. Zaistniałe zdarzenia związane z naruszeniem lub podejrzeniem naruszenia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych takie jak np. utrata integralności, niedostępność, awarie, uszkodzenia, ostrzeżenia i alarmy bezpieczeństwa systemów informatycznych, urządzeń teleinformatycznych oraz danych powinny być niezwłocznie zgłaszane do Administratora Bezpieczeństwa Informacji.

14. ZBIORY DANYCH OSOBOWYCH

14.1. Wykaz zbiorów danych osobowych

14.1.1. Dokumentacja zbiorów danych osobowych jest prowadzona przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji i stanowi załącznik nr 4 niniejszej Polityki.

14.1.2. Dane osobowe gromadzone we wskazanych zbiorach są przetwarzane w systemach informatycznych oraz w kartotekach ewidencyjnych, które są zlokalizowane w pomieszczeniach lub części pomieszczeń należących do obszaru przetwarzania danych osobowych.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 16 z 24

14.2. Opis struktury zbiorów danych osobowych

14.2.1. Dokumentacja zbiorów danych osobowych jest prowadzona przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji i stanowi załącznik nr 4 niniejszej Polityki.

14.2.2. Wskazane w załączniku nr 4 zakresy danych osobowych przetwarzanych w poszczególnych zbiorach danych osobowych są ustalone w oparciu o strukturę zbiorów danych osobowych prowadzonych w systemach informatycznych oraz powiązania pól informacyjnych utworzonych w tych systemach.

14.2.3. Zawartość pól informacyjnych, występujących w systemach zastosowanych w celu przetwarzania danych osobowych, musi być zgodna z przepisami prawa, które uprawniają Administratora danych do przetwarzania danych osobowych.

14.3. Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami

14.3.1. Dokumentacja systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych powinna zawierać opis współpracy z innymi systemami informatycznymi oraz sposób przepływu danych pomiędzy systemami z którymi współpracuje.

14.3.2. Administrator systemów informatycznych jest zobowiązany do poprowadzenia aktualnej dokumentacji opisującej sposób przepływu danych osobowych pomiędzy systemami.

14.4. Określenie środków technicznych i organizacyjnych

14.4.1. Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych znajduje się w załączniku numer 5 niniejszej Polityki.

15. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

15.1.1. Niezależnie od odpowiedzialności określonej w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, naruszenie zasad określonych w niniejszej Polityce może być podstawą rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z osobą, która dopuściła się naruszenia.

15.1.2. W sprawach nieuregulowanych w Polityce mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz przepisy wykonawcze do tej Ustawy.

15.1.3. Pracownicy Studio Marcela Marcelina Rawka  zobowiązani są do stosowania przy przetwarzaniu danych osobowych postanowień zawartych w niniejszej Polityce, w wypadku

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 17 z 24

odrębnych od zawartych w niniejszej Polityce uregulowań występujących w innych procedurach obowiązujących w Marcela Studio Marcelina Rawka , użytkownicy mają obowiązek stosowania zapisów dalej idących, których stosowanie zapewni wyższy poziom ochrony danych osobowych.

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 18 z 24

Załącznik nr 1

Oświadczenie

…………...……………..

(data)

OŚWIADCZENIE

Oświadczam, że zapoznała(e)m się, rozumiem i będę przestrzegać obowiązków wynikających z przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz dokumentów w związku z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności:

Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych;

Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

Zobowiązuję się do zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych poprzez ich ochronę przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem.

Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia do których uzyskam dostęp w trakcie zatrudnienia, również po ustaniu zatrudnienia.

Jednocześnie przyjmuje do wiadomości, że za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego oświadczenia ponoszę odpowiedzialność na podstawie przepisów Regulaminu pracy, Kodeksu pracy oraz Ustawy o ochronie danych osobowych.

......................................... ..........................................

Imię i nazwisko pracownika pracodawca

Potwierdzam odbiór 1 egz. oświadczenia.

.....................................

Czytelny podpis pracownika POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 19 z 24

Załącznik nr 2

Upoważnienie

UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Działając na podstawie art. 37 Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (t.j.Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)

udziela się Panu/Pani*:

........................................................................................................

(imię i nazwisko)

........................................................................................................

(stanowisko służbowe)

upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w rozumieniu Ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (t.j.Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Jest Pan/Pani* upoważniony/upoważniona* do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie wynikającym z Pana/Pani* zadań służbowych oraz poleceń przełożonego.

Upoważnienie traci ważność z chwilą ustania stosunku pracy.

......................................................................

(data i podpis osoby upoważniającej)

* niepotrzebne skreślić POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 20 z 24

Załącznik nr 3

Wykaz budynków, pomieszczeń lub części pomieszczeń, tworzących obszar, w których przetwarzane są dane osobowe.

Studio Marcela Marcelina Rawka

Warszawska 146

Kod pocztowy, Miejscowość

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 21 z 24

Załącznik nr 4

Wykaz zbiorów danych osobowych oraz opis struktury zbiorów:

Zbiór ……

Zbiór ……

Zbiór ……

Wykaz powierzonych zbiorów danych osobowych:

Zbiór …… POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 22 z 24

Załącznik nr 5

Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych

Dane osobowe są chronione przy zastosowaniu następujących zabezpieczeń niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych dany osobowych:

1. Ochrona pomieszczeń wykorzystanych do przetwarzania danych osobowych:

1) budynek i wszystkie pomieszczenia, w których zlokalizowano przetwarzanie danych osobowych zabezpieczone są przed dostępem osób nieuprawnionych;

2) dokumentacja papierowa po godzinach pracy jest przechowywana w zamykanych biurkach lub szafach;

3) przebywanie osób nieuprawnionych w obszarze przetwarzania danych osobowych jest dopuszczalne w obecności osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych lub za zgodą wyznaczonej osoby.

2. Przedsięwzięcia w zakresie zabezpieczenia sprzętu komputerowego:

1) dla zapewnienia ciągłości działania systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych stosuje się w nich sprzęt oraz oprogramowanie wyprodukowane przez renomowanych producentów oraz zabezpiecza się sprzęt przed awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej;

2) zbiory danych osobowych oraz programy służące do przetwarzania danych osobowych są zabezpieczane przed przypadkową utratą albo celowym zniszczeniem poprzez wykonywanie kopii zapasowych;

3) kopie zapasowe są usuwane niezwłocznie po ustaniu ich użyteczności.

3. Przedsięwzięcia w zakresie ochrony teletransmisji danych:

1) w celu ochrony systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych przed zagrożeniami pochodzącymi z Internetu stosuje się zabezpieczenia chroniące przed nieuprawnionym dostępem;

2) transmisja danych osobowych przez publiczną sieć telekomunikacyjną jest zabezpieczona środkami kryptograficznej ochrony danych;

4. Przedsięwzięcia w zakresie środków ochrony w ramach oprogramowania systemów:

1) w celu zapewnienia rozliczalności operacji dokonywanych przez użytkowników systemu informatycznego, w systemie tym dla każdego użytkownika rejestrowany jest odrębny identyfikator i hasło;

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 23 z 24

2) w przypadku, gdy do uwierzytelnienia użytkowników używa się identyfikatora i hasła, składa się ono z co najmniej 8 znaków, i jest skonstruowane w sposób nie trywialny, w szczególności zawiera małe i duże litery, cyfry oraz znaki specjalne;

3) hasła służące do uwierzytelniania w systemach informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych są zmieniane co najmniej raz na 30 dni;

4) system informatyczny powinien wymuszać zmianę haseł, informując po upływie ich ważności;

5) w przypadku gdy system informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych nie wymusza zmiany haseł, użytkownik jest zobowiązany do samodzielnej zmiany hasła po upływie 30 dni.

5. Przedsięwzięcia w zakresie środków ochrony w ramach narzędzi baz danych i innych narzędzi programowych:

1) w celu ochrony zbiorów danych osobowych prowadzonych w systemach informatycznych przed nieuprawnionym dostępem stosuje się mechanizmy kontroli dostępu do tych danych;

2) system zapewnia automatyczne odnotowywanie w systemie informacji o identyfikatorze użytkownika, który wprowadził dane osobowe oraz dacie pierwszego wprowadzenia danych do systemu;

3) system zapewnia przygotowania i wydruk raportu, który zawiera informacje, o których mowa w § 7 Rozporządzenia;

4) stosuje się oprogramowanie umożliwiające trwałe usunięcie danych osobowych z urządzeń, dysków lub innych elektronicznych nośników informacji, które przeznaczone są do naprawy, przekazania lub likwidacji przez osobę nieuprawnioną;

6. Przedsięwzięcia w zakresie środków ochrony w ramach systemu użytkowego:

1) w celu ochrony danych osobowych przetwarzanych na stacjach roboczych na czas krótkotrwałego opuszczenia stanowiska pracy przez użytkownika systemu, stosuje się mechanizm blokady stacji roboczej zabezpieczony hasłem;

2) stosuje się mechanizmy kontroli dostępu użytkowników do systemów – ogranicza się dostępu do katalogów, ogranicza się wykonywanie poleceń;

3) na stacjach roboczych użytkownicy nie posiadają uprawnień do instalowania nieautoryzowanego oprogramowania;

POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W Studio Marcela Marcelina Rawka

Strona 24 z 24

4) stosuje się oprogramowanie antywirusowe z automatyczną aktualizacją w celu ochrony systemu przed działaniem oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego;

5) kontrola antywirusowa jest przeprowadzana na wszystkich nośnikach magnetycznych i optycznych, służących zarówno do przetwarzania danych osobowych w systemie jak i do celów instalacyjnych.

7. Przedsięwzięcia w zakresie środków organizacyjnych.

1) prowadzona jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych;

2) dostęp do danych osobowych możliwy jest po uzyskaniu formalnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydanego przez upoważnione osoby;

3) wprowadzono Instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych;

4) monitoruje się wdrożone zabezpieczenia systemu informatycznego.

© 2017 Marcela Studio